Umowa sprzedaży mieszkania w formie aktu notarialnego to jedna z najczęstszych czynności w kancelarii. Dobre przygotowanie pozwala wcześniej wyjaśnić stan prawny, sposób zapłaty, termin wydania lokalu i dokumenty potrzebne do aktu.
Dlaczego umowa musi być u notariusza?
Polskie prawo wymaga, aby umowa przenosząca własność nieruchomości była zawarta w formie aktu notarialnego — pod rygorem nieważności. Notariusz czuwa nad prawidłowością czynności: sprawdza tożsamość stron, czyta treść aktu, udziela wyjaśnień i składa wniosek o wpis do księgi wieczystej.
Jakie dokumenty przygotować?
Dokładny wykaz zależy od sytuacji danej nieruchomości, ale w typowej transakcji sprzedaży mieszkania przydadzą się:
- ważny dokument tożsamości każdej ze stron (dowód osobisty lub paszport),
- numer księgi wieczystej nieruchomości — notariusz sam pobierze aktualny odpis z systemu,
- podstawa nabycia — dokument, na mocy którego sprzedający stał się właścicielem (np. poprzednia umowa kupna, akt poświadczenia dziedziczenia, postanowienie sądu),
- zaświadczenie o zameldowaniu — potwierdzenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany (lub lista osób zameldowanych),
- zaświadczenie od zarządcy — o braku zaległości z opłatami za lokal,
- zaświadczenie z urzędu skarbowego — w przypadkach wymaganych przez art. 19 ustawy o podatku od spadków i darowizn, gdy sprzedający nabył nieruchomość tytułem objętym tym przepisem,
- świadectwo charakterystyki energetycznej — jeżeli obowiązek jego przekazania dotyczy sprzedawanego lokalu,
- dokumenty bankowe — przy kredycie kupującego: warunki uruchomienia środków i ustanowienia hipoteki; przy hipotece sprzedającego: aktualne zaświadczenie banku o saldzie, rachunku do spłaty i warunkach wykreślenia zabezpieczenia,
- dokumenty dotyczące małżeństwa — jeśli na własność wpływa wspólność ustawowa, rozdzielność, umowa majątkowa albo rozwód.
Jeśli stroną umowy jest małżonek, a nieruchomość wchodzi w skład majątku wspólnego, w czynności zwykle uczestniczą oboje małżonkowie. Przy umowie przedwstępnej lista dokumentów jest krótsza — szczegóły warto omówić z kancelarią już przy umawianiu terminu.
Co uzgodnić przed przygotowaniem projektu aktu?
- cenę, źródła finansowania, rachunki odbiorców oraz terminy poszczególnych płatności,
- termin i sposób wydania lokalu, stan wyposażenia, rozliczenie opłat i kluczy,
- czy wpłacona wcześniej kwota jest zadatkiem czy zaliczką — mają one odmienne skutki,
- sposób spłaty i wykreślenia istniejącej hipoteki oraz ustanowienia hipoteki dla banku kupującego,
- które ruchomości pozostają w mieszkaniu i czy ich wartość została wyodrębniona.
Projekt aktu warto przeczytać przed terminem i od razu zgłosić pytania. Wpis kupującego w księdze wieczystej następuje później, ale przy typowej bezwarunkowej umowie własność przechodzi już w chwili zawarcia aktu.
Jak wygląda wizyta w kancelarii?
W umówionym terminie notariusz odczytuje stronom treść przygotowanego aktu, wyjaśnia wątpliwości i — po akceptacji stron — zbiera podpisy. Czynność kończy się wydaniem odpisów aktu. Notariusz pobiera również należne podatki i opłaty oraz elektronicznie składa wniosek o wpis nowego właściciela (i hipoteki, jeśli dotyczy) do księgi wieczystej.
Podatki i opłaty — w skrócie
Przy zakupie na rynku wtórnym kupujący płaci z reguły podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC), pobierany przez notariusza jako płatnika. Przy zakupie od dewelopera (rynek pierwotny) cenę zawiera zwykle VAT i PCC co do zasady nie występuje. Do tego dochodzi wynagrodzenie notariusza ustalane w granicach maksymalnych stawek taksy notarialnej (powiększone o VAT 23%) oraz opłaty sądowe za wpisy do księgi wieczystej. Dokładną kalkulację kosztów konkretnej transakcji najlepiej uzyskać przed umową — wystarczy kontakt z kancelarią.
Najczęstsze pytania
Czy umowę można podpisać przez pełnomocnika?
Tak. Pełnomocnictwo do zawarcia umowy sprzedaży nieruchomości musi być udzielone w formie aktu notarialnego i wyraźnie obejmować planowaną czynność. Samo notarialne poświadczenie podpisu nie wystarcza.
Jak długo trwa wpis nowego właściciela do księgi wieczystej?
Notariusz składa wniosek elektronicznie nie później niż w dniu sporządzenia aktu. Czas rozpoznania zależy od obciążenia właściwego sądu i rodzaju wniosku, dlatego nie można zagwarantować konkretnej liczby dni.
Czy przy zakupie pierwszego mieszkania płaci się PCC?
Zakup pierwszego mieszkania lub domu na rynku wtórnym może korzystać ze zwolnienia, jeżeli wszyscy kupujący spełniają warunki ustawowe. Wyjątek pozwala zachować zwolnienie osobie, która miała udział nieprzekraczający 50% w takim prawie, nabyty wyłącznie w drodze dziedziczenia. Kupujący składają wymagane oświadczenia w akcie.
Stan prawny na 14 sierpnia 2026 r. Podstawy: art. 158 Kodeksu cywilnego, ustawa o księgach wieczystych i hipotece, ustawa o podatku od czynności cywilnoprawnych oraz przepisy o świadectwach charakterystyki energetycznej. Lista dokumentów zależy od rodzaju prawa, sposobu nabycia, obciążeń i finansowania transakcji.
