Przed sporządzeniem umowy sprzedaży nieruchomości notariusz potrzebuje dokumentów potwierdzających stan prawny nieruchomości i tożsamość stron. Zakres dokumentów zależy od rodzaju nieruchomości i historii jej nabycia — poniżej wykaz tych najczęściej wymaganych wraz z informacją, gdzie można je uzyskać w Tarnowie i powiecie tarnowskim.
Dokumenty wspólne dla większości sprzedaży
- dowód osobisty lub paszport wszystkich stron umowy,
- dane stanu cywilnego i ustroju majątkowego — w tym umowa majątkowa małżeńska, orzeczenie rozwodu albo dokument dotyczący podziału majątku, jeżeli wpływa na własność,
- podstawa nabycia nieruchomości — np. wcześniejsza umowa sprzedaży lub darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia,
- numer księgi wieczystej prowadzonej dla nieruchomości — aktualny odpis notariusz może pobrać samodzielnie z systemu teleinformatycznego,
- zaświadczenie podatkowe wymagane przez art. 19 ustawy o podatku od spadków i darowizn — jeżeli sprzedający nabył prawo tytułem objętym tym przepisem; dokument o dziedziczeniu go nie zastępuje,
- dokumenty banku — jeżeli nieruchomość jest obciążona hipoteką: aktualne saldo, rachunek do spłaty i warunki wydania zgody na wykreślenie hipoteki.
Dodatkowo przy sprzedaży mieszkania
- zaświadczenie zarządcy, wspólnoty albo spółdzielni o stanie rozliczeń,
- zaświadczenie o osobach zameldowanych albo ich braku — dokument praktyczny, choć nie jest warunkiem ważności sprzedaży,
- zaświadczenie spółdzielni opisujące prawo do lokalu, jeżeli sprzedawane jest spółdzielcze własnościowe prawo,
- świadectwo charakterystyki energetycznej, jeżeli obowiązek jego przekazania dotyczy lokalu.
Dodatkowo przy sprzedaży działki lub domu
- wypis z rejestru gruntów, a gdy dokument ma służyć wpisowi w księdze wieczystej — także wyrys z mapy ewidencyjnej w wymaganej formie,
- zaświadczenie o przeznaczeniu w miejscowym planie albo o braku planu oraz, zależnie od sprawy, dokumenty dotyczące decyzji o warunkach zabudowy,
- zaświadczenia dotyczące obszaru rewitalizacji i specjalnej strefy rewitalizacji,
- informacje o objęciu gruntu uproszczonym planem urządzenia lasu albo decyzją z zakresu gospodarki leśnej,
- dokumenty potrzebne do oceny ograniczeń obrotu gruntami rolnymi, prawa pierwokupu lub nabycia — jeżeli charakter gruntu tego wymaga,
- przy domu: dokumenty dotyczące budynku i świadectwo charakterystyki energetycznej, o ile znajduje zastosowanie.
Gdzie uzyskać dokumenty w Tarnowie?
Część dokumentów strony posiadają we własnych aktach (podstawa nabycia), pozostałe wydają instytucje publiczne:
- Księga wieczysta — treść księgi można bezpłatnie sprawdzić w oficjalnym serwisie Elektronicznych Ksiąg Wieczystych; odpisy wydaje wydział ksiąg wieczystych właściwego sądu — dla nieruchomości z Tarnowa i powiatu tarnowskiego jest to Sąd Rejonowy w Tarnowie.
- Wypis i wyrys z rejestru gruntów — dla nieruchomości położonych w Tarnowie wydaje Urząd Miasta Tarnowa (wydział geodezji), a dla miejscowości w powiecie tarnowskim — Starostwo Powiatowe w Tarnowie. Część danych można także uzyskać przez internet w ramach usług e-ewidencji gruntów.
- Zaświadczenie o przeznaczeniu w planie miejscowym — Urząd Miasta Tarnowa (wydział planowania przestrzennego) albo urząd właściwej gminy.
- Zaświadczenie o zameldowaniu — wydział ewidencji ludności urzędu miasta lub gminy.
- Zaświadczenie o uregulowaniu podatku od spadków i darowizn — właściwy urząd skarbowy (przy nieruchomości nabytej tytułem objętym art. 19 ustawy).
Czego strony nie muszą przynosić?
Notariusz samodzielnie korzysta z przeglądarki ksiąg wieczystych, pobiera aktualny odpis z księgi, a po podpisaniu umowy składa — w formie elektronicznej — wnioski o dokonanie wpisów. Jako płatnik pobiera również podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC), jeżeli czynność podlega opodatkowaniu. Przy umawianiu terminu kancelaria przekazuje stronom dokładny wykaz dokumentów wymaganych w konkretnej sprawie — część z nich można przesłać wcześniej do wglądu, co skraca samo spotkanie.
Najczęstsze pytania
Czy wszystkie dokumenty muszą być w oryginale?
Dokumenty stanowiące podstawę aktu przedstawia się co do zasady w oryginale, urzędowym odpisie albo jako prawidłowy dokument elektroniczny. Skany zwykle wystarczają do wcześniejszego przygotowania projektu, lecz nie zawsze do podpisania aktu. Aktualną treść księgi wieczystej notariusz sprawdza samodzielnie.
Skąd wziąć numer księgi wieczystej nieruchomości?
Numer księgi widnieje w akcie notarialnym podstawy nabycia oraz we wypisie z rejestru gruntów. Udziela go także wydział ksiąg wieczystych sądu właściwego dla położenia nieruchomości — dla Tarnowa i powiatu tarnowskiego jest to Sąd Rejonowy w Tarnowie.
Czy można sprzedać mieszkanie bez zaświadczenia o zameldowanych?
Zaświadczenie o osobach zameldowanych nie jest warunkiem ważności umowy, ale strony zwykle je dołączają — potwierdza stan faktyczny lokalu i zabezpiecza kupującego. Wydaje je wydział ewidencji ludności urzędu miasta lub gminy.
Stan prawny na 14 sierpnia 2026 r. Zakres dokumentów zależy od rodzaju prawa, położenia, oznaczenia w ewidencji, sposobu nabycia, obciążeń i statusu podatkowego. Przed zamówieniem odpłatnych zaświadczeń warto przesłać kancelarii podstawę nabycia i numer księgi — pozwala to przygotować listę właściwą dla konkretnej sprzedaży.
